FORGA

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Das FORGA (Kurzform für Funktions-Organigramm) ist ein speziell von DV3 entwickeltes wertebasiertes und funktionales Organigramm, welches für Organisationen, Unternehmen oder auch alleine für einen größeren bzw. besser zu strukturierenden Unternehmensbereich erstellt wird.

Mit dem FORGA sind alle wichtigen Zuständigkeiten (Verantwortungsbereiche), relevante Aufgaben, die jeweiligen Ressourcen sowie die Anspruchsgruppen offenbart und sichtbar.
Dadurch werden insbesondere die Werte Transparenz, Ordnung, Offenheit, Effizienz und Verantwortung lebendig.

Hinweis: Seit Juli 2021 verwenden wir auch das Akronym FORGAW für die erweiterte Version. Das angehängte „W“ steht für „werteorientiert„. Bei dieser Version werden explizit die im TCVS ermittelten Werte hinzugefügt und systemisch zugeordnet.


Die wichtigsten Merkmale

  • Aufteilung in wichtige Fachbereiche (Verantwortungsbereiche) die existieren oder noch aufgebaut werden sollten.
  • Je Fachbereich ist das FORGA aufgeteilt in die wichtigsten Sektionen, die im Prozess-Workflow existieren und/oder notwendig sein können.
  • Es benennt Unternehmens-, Fach- und Arbeitsbereiche (Sektionen) und teilt diesen Verantwortliche sowie Stellvertreter zu.
  • Ebenso können interne und externe Ressourcen den Sektionen / Untersektionen zugeteilt werden.
  • Mindestens jeder Fachbereich (ideal: auch jede Sektion) bekommt zwei oder drei Felder, die wie folgt durch MC, QM und EM bewertet werden:
    a) Qualifizierungsgrad,
    b) Etablierungsgrad und
    c) (optional) Akzeptanzgrad bei allen Anspruchsgruppen (z.B. interner oder externer Kunde).
    Bei farbiger Gestaltung entsteht ein übersichtliches Cockpitsystem.
  • Jeder Fachbereich ermittelt seine spezifischen Werte / Wertesysteme – diese sind groß (und bei Bedarf farbig codiert = siehe TCVS) dargestellt.
  • Die Gesamtleitung (Management, Unternehmensführung etc.) wird NICHT hierarchisch übergeordnet aufgestellt, sondern dem Gesamtworkflow aller Fachbereiche vorangestellt.
  • Jeder Fachbereich erhält (beispielsweise mittels Coaching ermittelt) sein Kernprodukt, seine Hauptziele und einen Claim, welche gut sichtbar und groß dargestellt werden.
  • Optional können in der letzten Spalte Anspruchsgruppen, Zielgruppen und/oder Stammkunden sowie strategische Partner hinzugefügt werden.
  • Regionale Niederlassungen können gemäß logischer Prozessketten bzw. Schwerpunkten optisch herausgestellt werden.
  • Das FORGA wird digital UND analog (großformatig ausgedruckt) ALLEN Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
  • Bewusst verzichten wir auf die veralteten und unstimmigen Wörter (insbesondere im Sinne von „agil“): Abteilung, Vorgesetzter etc.
  • Die optische Gestaltung ist optional auch anders darstellbar, so kann z. B. mit der Software Mindmanager gearbeitet werden. Auch ist die Integration in ein innovatives Intranet umsetzbar.

Nutzen

  • Die gesamte Organisation wird transparent dargestellt – insbesondere Verantwortungen, Tätigkeiten, Kommunikationswege, Ergebnisse der strukturellen Wertschöpfungsketten sowie der Anspruch und Haltungsaspekte, die aus dem CI resultieren.
  • Öffentliches Master-Cockpit, das Qualität und Etablierung übersichtlich darstellt.
  • Meetingstruktur der wichtigsten Gremien (hier geben wir logische Namensvorschläge vor)
  • Aus dem FORGA können beispielsweise abgeleitet werden: Stellenbeschreibungen, Prozessketten, Logik für Ablagestruktur aller Dokumente, Leitbild (aus den Werten und Claims) uvm.
  • Dynamisches, sympathisches, akzeptiertes Umsetzungswerkzeug für viele Bereiche von QM, TQM, DIN und ISO.

Legende

(für obige und insbesondere weiter unten verwendete Abkürzungen)

  • FORGA = Funktions-Organigramm
  • UB = Unternehmensbereiche; QM = Qualitätsmanagement; EM = Erwartungsmanagement
  • GL = Geschäftsleitung; HR = Human Resources; PL = Projektleiter); CO = Coach/Berater/Trainer
  • BL = Bereichsleitung/Bereichsleiter; FB = Fachbereich; FBL = Fachbereichsleiter
  • MC = Management Corner (Namensvorschlag für Führungskreis = Gremium, bestehend aus allen Fachbereichsleitern); Anmerkung: weitere Turnus-Meetings können ebenso noch benannt werden, z. B. Sales Corner, World Corner, Finance Corner, Product Corner, Project Corner etc. (diese werden im FORGA aufgeführt, besetzt und terminiert)
  • NN oder nn = noch zu benennen (nomen nominandum)
  • tbd = noch zu bestimmen (to be determined)

Grafiken

Nachstehend eine Grafik in zwei Ansichten, die in kleiner Version für die EUWEA erstellt wurde.

Muster (kleine, verdichtete Variante)

Muster eines Funktionsorganigramms (FORGA / FORGAW) oder Beispiel eines werteorientierten Organigramms.
Wertebasiertes Funktionsorganigramm (FORGAW) mit Beschreibungen der einzelnen Bereiche (Muster).

Muster zur Ansicht in hoher Auflösung

Muster eines Funktionsorganigramms (FORGA / FORGAW) als Beispiel eines werteorientierten Organigramms (Muster).
Muster eines Funktionsorganigramms (FORGA / FORGAW) als Beispiel eines werteorientierten Organigramms (Muster).

Erstellungsprozess und Herleitung

Übersicht Phasenplan

#Phase / StepKurzbeschreibungTools / RessourcenDauer / Phase
1KickoffErläuterung Funktionsweise / Abstimmen VorgehenWorkshop1 Woche
2Umfrage MitarbeiterFormular (digital oder manuell) für JEDEN MitarbeiterFormular „MA-Umfrage.docx“1-2 Wochen
3Erstes ORGA-KonstruktErstes Erstellen per MA-UmfrageVorlage-Tool zum Ausfüllen in Excel: „FORGA-Tool_xxx_V01.xlsx“1-2 Wochen
4 Abstimmen mit VerantwortlichenMini-Workshop1-2 Wochen
5Steckbriefe für alle UB / FBAlle BL (FBL) füllen „ihren“ Steckbrief für den jeweiligen Bereich aus.Vorlage-Tool zum Ausfüllen: „Steckbrief2020_FB-XXX.docx“2-6 Wochen
6Zweites FORGA-KonstruktOrganigramm überarbeiten nach Input und Erkenntnissen aus den SteckbriefenWeiterbearbeiten zu „FORGA-Tool_xxx_V02.xlsx“1-2 Wochen
7Steckbriefe optimierenSteckbriefe sind Herausforderung, besonders die Bereiche Produkte, Ziele und ClaimsEinzelabstimmungen, Optimierungen / Coachings2-4 Wochen
8Dritte FORGA-VarianteOrganigramm überarbeiten nach Optimierungen und Erkenntnissen aus den SteckbriefenVorlage: Existierende FORGA-Muster / Varianten der Darstellung1-2 Wochen
9FORGA herausgeben (drucken Großformat)Erstes zeigbare FORGA für alle FK; Optimal: Workshop mit allen BL und FBLAgenda-Vorlage1-4 Wochen
10FORGA finalisierenGemäß Ergebnissen / Vorschläge aus dem Workshop+ Claims, Produkte und KPI´s optimieren1-3 Wochen
11FORGA leben lassenWorkshop „ORGA zum Leben erwecken“+ Handlungsempfehlungen, Checklisten und Pflegehinweise1-6 Wochen
12FORGA pflegenVerantwortlichen festlegen und ausführlich briefen / schulenProzedur und Turnus implementierenfortlaufend
(quartalsw.)

Einzelne Schritte (Phasen) im Detail

Kickoff (Phase 1)

Kurzbeschreibung:Innerhalb eines Workshops (alternativ auch eines sehr ausführlichen Briefings an die Verantwortlichen) wird die Funktionsweise erklärt und mit den Zielen und Herausforderungen des Unternehmens abgestimmt.
Anschließend wird das weitere Vorgehen (Timing, Ressourcen) abgestimmt und festgelegt.
Tools / Ressourcen:Workshop
Beteiligte/Aufwand:GL / HR / FK: je 4 Std. / CO: 4 Std.
Phasendauer:ca. 1 Woche
Verantwortlich (Lead):GL oder HR / CO
Aufwand externe Berater:4-10 Std.

Umfrage Mitarbeiter (Phase 2)

Kurzbeschreibung:Formular zum Ausfüllen (digital oder manuell) für JEDEN Mitarbeiter; inkl. aller Führungskräfte und der Geschäftsleitung sowie Freelancern.
Tools / Ressourcen:Formular „MA-Umfrage.docx“
Beteiligte/Aufwand:GL oder HR: 1 Std. Briefing je MA
Phasendauer:1-2 Wochen
Verantwortlich (Lead):GL oder HR; ggf. durch QM
Aufwand externe Berater:2-6 Std.

Erstes ORGA-Konstrukt erstellen (Phase 3)

Kurzbeschreibung:Erstellen nach A) den Vorgaben der Logik (siehe Vorlage Organigramm), B) den Vorgaben der GL und HR und C) den Ergebnissen aus der MA-Umfrage = alle Tätigkeiten und Ressourcen Puzzeln mit A) und B)
Tools / Ressourcen:Vorlage-Tool zum Ausfüllen in Excel: „FORGA-Tool_xxx_V01.xlsx“
Beteiligte/Aufwand:CO: 3 Std. GL oder HR / CO: 2 Std.
Phasendauer:1-2 Wochen
Verantwortlich (Lead):CO/GL
Aufwand externe Berater:3-6 Std.

Erstes ORGA-Konstrukt abstimmen (Phase 4)

Kurzbeschreibung:Abstimmen mit allen Verantwortlichen und Beteiligten
Tools / Ressourcen:Mini-Workshop
Beteiligte/Aufwand:CO / GL oder HR: 2 Std.
Phasendauer:1-2 Wochen
Verantwortlich (Lead):CO
Aufwand externe Berater:2-6 Std.

Steckbriefe für alle UB / FB (Phase 5)

Kurzbeschreibung:Alle BL bzw. FBL füllen ihren „Steckbrief“ für den jeweiligen Bereich aus.
Tools / Ressourcen:Vorlage-Tool zum Ausfüllen: „Steckbrief2020_FB-XXX.docx“
Beteiligte/Aufwand:BL, FBL: á 3 Std.
Phasendauer:2-6 Wochen
Verantwortlich (Lead):tbd
Aufwand externe Berater:4-12 Std. (je nach Anzahl und Erörterungsbedarf der BL/FBL)

Zweites FORGA-Konstrukt (Phase 6)

Kurzbeschreibung:Organigramm überarbeiten nach Input und Erkenntnissen aus den Steckbriefen
Tools / Ressourcen:Weiterbearbeiten zu „FORGA-Tool_xxx_V02.xlsx“
Beteiligte/Aufwand:CO: 2-4 Std.
Phasendauer:1-2 Wochen
Verantwortlich (Lead):CO
Aufwand externe Berater:2-6 Std.

Steckbriefe optimieren (Phase 7)

Kurzbeschreibung:Erfahrungsgemäß sind die Steckbriefe eine Herausforderung, insbesondere die Bereiche Funktionen, Produkte, Ziele und Claims (Motto/Mission). Hierbei kann der Coach unterstützen.
Tools / Ressourcen:Einzelabstimmungen, Optimierungen / Coachings
Beteiligte/Aufwand:tbd (ca. 2-6 Std.)
Phasendauer:2-4 Wochen
Verantwortlich (Lead):tbd
Aufwand externe Berater:4-6 Std.

Dritte FORGA-Variante (Phase 8)

Kurzbeschreibung:Organigramm überarbeiten nach neuen Erkenntnissen aus den optimierten/vervollständigten Steckbriefen
Tools / Ressourcen:Vorlage: Existierende FORGA-Muster / Varianten der Darstellung
Beteiligte/Aufwand:tbd (ca. 2-6 Std.)
Phasendauer:1-2 Wochen
Verantwortlich (Lead):CO
Aufwand externe Berater:ca. 4 Std.

FORGA herausgeben (drucken Großformat) (Phase 9)

Kurzbeschreibung:Erstes vorzeigbares FORGA für alle FB. Optimale Form: Workshop mit allen BL und FBL
Tools / Ressourcen:Agenda-Vorlage
Beteiligte/Aufwand:alle FK: á 6 Std. CO/GL: á 8 Std.
Phasendauer:1-4 Wochen
Verantwortlich (Lead):HR / CO
Aufwand externe Berater:8-14 Std. (+ Druckkosten)

FORGA finalisieren (Phase 10)

Kurzbeschreibung:Gemäß Ergebnissen / Vorschläge aus dem Workshop
Tools / Ressourcen:Claims, Produkte und KPI´s optimieren
Beteiligte/Aufwand:CO: 6 Std. GL: 3 Std.
Phasendauer:1-3 Wochen
Verantwortlich (Lead):HR / CO
Aufwand externe Berater:3-5 Std.

FORGA leben lassen (Phase 11)

Kurzbeschreibung:Workshop „ORGA zum Leben erwecken“
Tools / Ressourcen:Handlungsempfehlungen, Checklisten und Pflegehinweise
Beteiligte/Aufwand:alle FK: á 6 Std. CO/GL: á 8 Std.
Phasendauer:1-6 Wochen
Verantwortlich (Lead):CO/GL
Aufwand externe Berater:6-14 Std.

FORGA pflegen (Phase 12)

Kurzbeschreibung:Verantwortliche Person festlegen und ausführlich briefen / schulen
Tools / Ressourcen:Prozedur und Turnus implementieren
Beteiligte/Aufwand:GL: 2-3 Std. / Monat CO: 2 Std.
Phasendauer:fortlaufend (quartalsw.)
Verantwortlich (Lead):NN innerhalb von HR / CO
Aufwand externe Berater:2 Std. + ggf. Unterstützung: 3-6 Std. je Quartal

Letzte Änderung dieser Seite am 17. Juli 2021

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