Das FORGA (Kurzform für Funktions-Organigramm) ist ein speziell von DV3 entwickeltes wertebasiertes und funktionales Organigramm, welches für Organisationen, Unternehmen oder auch alleine für einen größeren bzw. besser zu strukturierenden Unternehmensbereich erstellt wird.
Aufteilung in wichtige Fachbereiche (Verantwortungsbereiche) die existieren oder noch aufgebaut werden sollten.
Je Fachbereich ist das FORGA aufgeteilt in die wichtigsten Sektionen, die im Prozess-Workflow existieren und/oder notwendig sein können.
Es benennt Unternehmens-, Fach- und Arbeitsbereiche (Sektionen) und teilt diesen Verantwortliche sowie Stellvertreter zu.
Ebenso können interne und externe Ressourcen den Sektionen / Untersektionen zugeteilt werden.
Mindestens jeder Fachbereich (ideal: auch jede Sektion) bekommt zwei oder drei Felder, die wie folgt durch MC, QM und EM bewertet werden: a) Qualifizierungsgrad, b) Etablierungsgrad und c) (optional) Akzeptanzgrad bei allen Anspruchsgruppen (z.B. interner oder externer Kunde). Bei farbiger Gestaltung entsteht ein übersichtliches Cockpitsystem.
Jeder Fachbereich ermittelt seine spezifischen Werte / Wertesysteme – diese sind groß (und bei Bedarf farbig codiert = siehe TCVS) dargestellt.
Die Gesamtleitung (Management, Unternehmensführung etc.) wird NICHT hierarchisch übergeordnet aufgestellt, sondern dem Gesamtworkflow aller Fachbereiche vorangestellt.
Jeder Fachbereich erhält (beispielsweise mittels Coaching ermittelt) sein Kernprodukt, seine Hauptziele und einen Claim, welche gut sichtbar und groß dargestellt werden.
Optional können in der letzten Spalte Anspruchsgruppen, Zielgruppen und/oder Stammkunden sowie strategische Partner hinzugefügt werden.
Regionale Niederlassungen können gemäß logischer Prozessketten bzw. Schwerpunkten optisch herausgestellt werden.
Das FORGA wird digital UND analog (großformatig ausgedruckt) ALLEN Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.
Bewusst verzichten wir auf die veralteten und unstimmigen Wörter (insbesondere im Sinne von „agil“): Abteilung, Vorgesetzter etc.
Die optische Gestaltung ist optional auch anders darstellbar, so kann z. B. mit der Software Mindmanager gearbeitet werden. Auch ist die Integration in ein innovatives Intranet umsetzbar.
Nutzen
Die gesamte Organisation wird transparent dargestellt – insbesondere Verantwortungen, Tätigkeiten, Kommunikationswege, Ergebnisse der strukturellen Wertschöpfungsketten sowie der Anspruch und Haltungsaspekte, die aus dem CI resultieren.
Öffentliches Master-Cockpit, das Qualität und Etablierung übersichtlich darstellt.
Meetingstruktur der wichtigsten Gremien (hier geben wir logische Namensvorschläge vor)
Aus dem FORGA können beispielsweise abgeleitet werden: Stellenbeschreibungen, Prozessketten, Logik für Ablagestruktur aller Dokumente, Leitbild(aus den Werten und Claims) uvm.
Dynamisches, sympathisches, akzeptiertes Umsetzungswerkzeug für viele Bereiche von QM, TQM, DIN und ISO.
Legende
(für obige und insbesondere weiter unten verwendete Abkürzungen)
MC = Management Corner (Namensvorschlag für Führungskreis = Gremium, bestehend aus allen Fachbereichsleitern); Anmerkung: weitere Turnus-Meetings können ebenso noch benannt werden, z. B. Sales Corner, World Corner, Finance Corner, Product Corner, Project Corner etc. (diese werden im FORGA aufgeführt, besetzt und terminiert)
Organigramm überarbeiten nach Optimierungen und Erkenntnissen aus den Steckbriefen
Vorlage: Existierende FORGA-Muster / Varianten der Darstellung
1-2 Wochen
9
FORGA herausgeben (drucken Großformat)
Erstes zeigbare FORGA für alle FK; Optimal: Workshop mit allen BL und FBL
Agenda-Vorlage
1-4 Wochen
10
FORGA finalisieren
Gemäß Ergebnissen / Vorschläge aus dem Workshop
+ Claims, Produkte und KPI´s optimieren
1-3 Wochen
11
FORGA leben lassen
Workshop „ORGA zum Leben erwecken“
+ Handlungsempfehlungen, Checklisten und Pflegehinweise
1-6 Wochen
12
FORGA pflegen
Verantwortlichen festlegen und ausführlich briefen / schulen
Prozedur und Turnus implementieren
fortlaufend (quartalsw.)
Einzelne Schritte (Phasen) im Detail
Kickoff (Phase 1)
Kurzbeschreibung:
Innerhalb eines Workshops (alternativ auch eines sehr ausführlichen Briefings an die Verantwortlichen) wird die Funktionsweise erklärt und mit den Zielen und Herausforderungen des Unternehmens abgestimmt. Anschließend wir das weitere Vorgehen (Timing, Ressourcen) abgestimmt und festgelegt.
Erstellen nach A) den Vorgaben der Logik (siehe Vorlage Organigramm), B) den Vorgaben der GL und HR und C) den Ergebnissen aus der MA-Umfrage = alle Tätigkeiten und Ressourcen Puzzeln mit A) und B)
Erfahrungsgemäß sind die Steckbriefe eine Herausforderung, insbesondere die Bereiche Funktionen, Produkte, Ziele und Claims (Motto/Mission). Hierbei kann der Coach unterstützen.
